Có bao giờ bạn tự hỏi mình làm quần quật cả ngày mà không bao giờ hết việc? Trong khi đó, một số người dù làm rất ít nhưng vẫn đạt được những thành tựu đáng kể? Bài viết sau đây sẽ bật mí cho bạn những nguyên tắc làm việc hiệu quả của Tim Ferriss, tác giả của cuốn sách đình đám “Tuần làm việc 4 giờ”. Hy vọng bạn sẽ tìm thấy cho mình bí quyết sử dụng thời gian hợp lý hơn. Từ đó giảm áp lực công việc và có thêm vui sống. 

Xem thêm:

• 5 cách vượt qua mệt mỏi và lấy lại tinh thần làm việc
• Mẹo giảm mệt mỏi trong công việc dành cho dân văn phòng

Nguyên tắc 80/20

Nếu bạn đã từng nghe những câu đại loại như “20% người giàu nắm giữ 80% tài sản thế giới” hay “20% khách hàng đem lại 80% lợi nhuận cho công ty” thì đó chính là minh chứng rõ ràng nhất cho nguyên tắc 80/20. 

Nguyên tắc 80/20 là kết quả thực nghiệm của nhà kinh tế học Vilfredo Pareto, mang ý nghĩa rằng với hầu hết mọi sự việc 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. 

Trong “The 4-hour work week”, Tim Ferriss đã có một chia sẻ rất thú vị. Khi quan sát kết quả doanh thu, ông nhận thấy trong tổng số 120 khách hàng của mình, chỉ có 5 khách hàng thực sự mang đến lợi nhuận cho công ty của ông. Vậy nên, ngay tuần đầu tiên áp dụng nguyên tắc 80/20, Tim Ferriss đã loại bỏ 95% liên lạc với khách hàng, tập trung xây dựng mối quan hệ với 5% khách hàng quan trọng nhất. 

Bạn hoàn toàn có thể áp dụng quy tắc này để làm việc hiệu quả hơn. Tìm ra 20% công việc đem đến 80% kết quả cho bạn. Rồi tập trung giải quyết những công việc đó. Nếu hiện tại bạn có 10 thứ phải làm mỗi ngày thì chỉ nên để lại 2 công việc quan trọng nhất mà thôi. Như vậy bạn vừa loại bỏ đi áp lực khi phải làm quá nhiều thứ cùng một lúc vừa đầu tư nhiều chất xám hơn cho công việc đem lại hiệu quả cao nhất. 

Tập trung tuyệt đối khi làm việc

Hầu hết mọi người mãi không hết việc không bởi họ “vô tình” dành thời gian cho những thứ gây xao nhãng. Lướt Facebook, kiểm tra email, inbox, nhắn tin. Những việc tưởng chừng chỉ chiếm 5, 10 phút nhưng lại đang ngốn cả ngày của bạn. 

Để làm việc hiệu quả hơn, hãy loại bỏ những thói quen không cần thiết. Đồng thời tập trung tuyệt đối vào công việc mình làm. Một phương pháp rất hay bạn có thể thử qua là Pomodoro. Trong 25 phút, bạn tập trung xử lý công việc. Sau đó nghỉ 5 phút, rồi lại tiếp tục làm 25 phút đến lần nghỉ tiếp theo. 

Lúc giải lao, bạn có thể tự do làm những gì mình thích. Nhưng khi làm việc, hãy giữ sự tập trung tuyệt đối. Từ bỏ những thói quen gây xao nhãng như bật thông báo điện thoại, kiểm tra email nửa tiếng một lần, bật nhiều tab cùng một lúc, bắt chuyện với đồng nghiệp,…

Bạn cũng có thể tham khảo những phương pháp rất độc đáo của Tim Ferriss. Đeo tai nghe trong công ty ngay cả khi không có nhạc để tránh bị đồng nghiệp làm phiền. Chỉ check mail vào thời gian cố định trong ngày. Để email trả lời tự động ghi rõ thời gian mà người khác có thể liên lạc bạn. 

Đặt mục tiêu theo ngày

Việc đặt mục tiêu sẽ giúp bạn thực hiện công việc của mình nhanh hơn. Không sa lầy vào những việc vô ích để rồi cảm thấy một ngày trôi đi thật lãng phí. 

Thay vì đặt những mục tiêu chung chung, hãy đặt những mục tiêu cụ thể, có thời gian xác định. Theo Tim Ferriss, bạn nên lập một bảng tổng hợp mục tiêu của mình trong 6 tháng tới. Chia thành 3 mục: làm (vd: đi du lịch một nơi nào đó, học một ngôn ngữ), sở hữu (vd: một đôi giày thể thao) và trở thành (vd: tác giả một cuốn sách nổi tiếng, đầu bếp). Mỗi mục bạn liệt kê tối đa 4 mục tiêu quan trọng nhất. 

Sau đó, hãy chọn ra 4 điều khiến bạn cảm thấy hào hứng nhất để làm. Từ đây đặt những mục tiêu nhỏ mỗi ngày để biến những ước muốn của bạn thành sự thật. 

Ban đầu bạn sẽ gặp khó khăn trong việc xác định mục tiêu. Nhưng dần dần bạn sẽ tập được thói quen đặt mục tiêu chính xác và hiệu quả hơn. Một lưu ý nhỏ là đừng nên ghi mục tiêu trên các thiết bị điện tử mà ghi hẳn ra giấy. Vì bạn có thể bỏ trong túi áo hoặc cặp xách và đọc ngay trước khi bắt đầu công việc. 

Đừng chỉ biết làm việc

Nếu có thời gian đọc “Tuần làm việc 4 giờ”, bạn sẽ thấy Tim Ferriss là một người rất thú vị. Dù điều hành cả một công ty, nhưng ông vẫn dành thời gian để học khiêu vũ, nấu ăn, trượt tuyết, lái mô tô, viết sách và còn làm rất tốt những điều đó. Bằng chứng là cuốn sách của ông đã bán hơn 2.1 triệu bản trên toàn thế giới. Năm 1999, ông đoạt chức vô địch kickboxing tại Trung Quốc. Ông cũng lọt vào vòng chung kết nhảy tango thế giới.

Một điều có thể khẳng định là ông không thể làm những điều đó nếu chỉ suốt ngày cắm đầu vào công việc. Tim Ferriss đã đặt mục tiêu làm những gì mình thích để cuộc sống của ông thêm thú vị. Chính những mục tiêu đó cũng trở thành động lực để ông làm việc hiệu quả hơn. 

Cuộc sống không chỉ có công việc. Hãy dành thời gian theo đuổi những mục tiêu mà bạn mơ ước. Như vậy, bạn sẽ không còn cảm thấy mỗi ngày trôi qua là một áp lực. Bạn sẽ thoải mái hơn, hạnh phúc hơn, trân trọng từng giây từng phút được sống.

Tự tạo áp lực cho bản thân

Trong tác phẩm của mình, Tim Ferriss cũng đề cập đến Định luật Parkinson. Công việc sẽ kéo dài ra theo thời gian có để thực hiện nó. Ví dụ, nếu bạn có một tuần để hoàn thành công việc thì bạn sẽ sử dụng đúng một 1 tuần. Còn nếu chỉ có 2 tiếng đồng hồ thì bạn vẫn sẽ hoàn thành nó trong vòng 2 giờ. 

Bạn có nhớ lúc học Đại học, nhiều khi chỉ có vài tuần để viết một bài báo cáo mấy chục trang nhưng bạn vẫn được điểm số cao. Vậy có ít thời gian để làm việc chưa hẳn là một điều xấu. Áp lực về mặt thời gian thường khiến bạn có động lực để làm việc và bị xao nhãng bởi những yếu tố bên ngoài hơn.

Nếu bạn có một danh sách những việc cần phải làm, hãy đặt deadline để hoàn thành chúng sớm trong ngày. Bạn sẽ tập trung hơn, tránh tình trạng trễ nải khi giải quyết công việc.

Kết luận

Trên đây là 5 phương pháp làm việc hiệu quả từ Tim Ferris. Sẽ không dễ để thay đổi thói quen làm việc ngay lập tức. Nhưng hãy thực hiện từng bước nhỏ. Dần dần bạn sẽ học được cách sử dụng thời gian hợp lý hơn, giảm khối lượng công việc và tận hưởng niềm vui sống.